مفاهيم أساسية لفهم إدارة الجودة الشاملة

ما هي إدارة الجودة الشاملة؟


إدارة الجودة الشاملة هي منهجية حديثة لإدارة المؤسسات وتحسين أدائها بشكل متطرد بغية الاستمرار في إنتاج و تقديم منتجات وخدمات تلبي احتياجات وتوقعات العميل المتنامية وسعيا وراء المحافظة على مركز تنافسي رفيع في سوق الأعمال. وتقوم إدارة الجودة الشاملة على مجموعة من المفاهيم والمبادئ والأدوات



مفاهيم أساسية لفهم إدارة الجودة الشاملة

مفهوم المؤسسة ( Organization Concept )
توجد المؤسسة لتحقيق مهمة أو غاية و هي إنتاج وتقديم منتجات وخدمات ذات قيمة مضافة تلبي الاحتياجات والمتطلبات المتنامية لعملائها أفرادا كانو أو مؤسسات. وتتألف المؤسسة من وحدات تنظيمية أو إدارات تقوم بإنتاج وتقديم منتجات وخدمات تلبي احتياجات ومتطلبات زميلاتها الإدارات الأخرى في المؤسسة. ويوجد داخل كل إدارة عمليات إنتاجية وخدمية تقوم بتحويل المدخلات إلى مخرجات تستفيد مها الإدارات الزميلة أو العميل الخارجي. لذا فإن أداء المؤسسة وقدرتهاعلى تحقيق مهمتها تعتمد على أداء وقدرة كل إدارة بداخلها على تلبية احتياجات ومتطلبات الإدارات الأخرى والتي في النهاية تعتمد على كفاءة وفعالية العمليات الإنتاجية داخل هذه الإدارات وعلى تفاعل هذه العمليات فيما بينها . وأي دونية في أداء أي إدارة يؤدي إلى دونية في أداء المؤسسة.


إذا فالمؤسسة هي عبارة عن مجموعة من العمليات الإنتاجية والخدمية المتفاعلة مع بعضها البعض وضعت داخل الإدارات لتسهيل إدارتها وتطويرها وأي خلل في العملية أو في تفاعلها مع العمليات الأخرى يؤدي إلى خلل في منتجات وخدمات المؤسسة للعملاء.




مفهوم العملية ( Process Concept)
تعرّف العملية على أنها مجموعة خطوات أو إجراءات متسلسلة تقوم بتلقي مدخلات وتحولها إلى مخرجات ذات قيمة مضافة تلبي حاجات ومتطلبات العميل سواء كان عميلا خارجيا أو داخليا كعملية أو إدارة أخرى. ويتم تمثيل العملية عادة برسم أو شكل يطلق عليه خريطة تدفق العملية ( Process Flowchart).





مفهوم سلسلة العميل والمورد (Customer-Supplier Chain)
العملاء نوعان، عميل خارجي وهو الشخص أو المؤسسة من خارج الشركة الذي يتلقى أو يتأثر بمنتجات وخدمات الشركة، وعميل داخلي وهو الموظف أو القسم أو الإدارة من داخل الشركة الذين يتلقى أو يتأثر بمنتجات وخدمات من الآخرين داخل الشركة. كما أن المورد نوعان، مورد خارجي وهو الشخص أو المؤسسة الذي يقدم منتجات وخدمات للشركة، والمورد الداخلي وهو الموظف أو القسم أو الإدارة من داخل الإدارة الذي يقدم منتجات وخدمات للآخرين في الشركة





مبادئ إدارة الجودةالشاملة
العميل هو مصدر دخل أي شركة، وعلى الشركة وحتى تضمن لنفسها استمرار هذا الدخل أن تضمن استمرار تعامل العميل معها وذلك بأن تستمر في تقديم منتجات وخدمات تلبي احتياجاته ومتطلباته فتكون سريعة وخالية من العيوب والأخطاء وسعرها منافس.
دعم ومشاركة الإدارة العليا المستمرين قولا وعملا عن طريق توفير الموارد اللازمة ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب وتدريب جميع الموظفين وتحفيزهم
تحسين الأداء المؤسسي مسؤولية جميع موظفي المؤسسة بمختلف مراتبهم
التحسين المستمر لجودة المنتجات والخدمات و العمليات المنتجة لها لمواكبة التغير في احتياجات العميل والتكنولوجيا والظروف الاقتصادية والسوقية
التعليم والتدريب المستمرين أساسي وضوروي لجميع موظفي الشركة بجميع مراتبهم على مفاهيم ومبادئ ومنهجيات وأدوات الجودة الشاملة وتحسين الأداء والعمل الفريقي ومواضيع أخرى في مجال العم
تشكيل الفرق ومشاركة جميع الموظفين في جهود التحسين والعمل بروح الفريق الواحد لتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة لتحقيق النمو المعرفي والمهني للموظفين
ا لنظر إلى المؤسسة وإدارتها كمنظومة عمل متماسكة تتألف من مجموعة عمليات متفاعلة ومرتبطة مع بعضها البعض
اتخاذ القرارات على أساس الحقائق والبيانات الإحصائية واستخدام مقاييس ومؤشرات لقياس الأداء
إزالة كافة الحواجز الإدارية بين الإدارات وفتح قنوات الاتصال المحكي والمكتوب وتبادل المعلومات بين مختلف موظفي الإدارات رأسيا وأفقيا.
تقدير ومكافأة الجهود والإنجازات المتميزة لجميع الموظفين بجميع مراتبهم
تمكين الموظف وتوفير الأدوات و الصلاحيات اللازمة له للقيام بالعمل وتحقيق الإنجاز والإحساس بقيمته وأهميته.
إبعاد الخوف عن الموظف وإعطا ؤه الإحساس بالأمان في عمله
منح عقود الشراء والمقاولات للموردين على أسس الجودة ومبدأ التكلفة الكلية وليس فقط على أساس السعر الأقل
التخطيط والتنظيم واعتماد منهجية واضحة ومفهومة لتحسين العمليات الإنتاجية والخدمية بهدف تقديم منتجات وخدمات بسرعة وخالية من العيوب والأخطاء وبتكاليف معقولة
أدوات إدارة الجودة الشاملة


العصف الذهني (Brainstorming )
وتفيد في استدرار الأفكار الإبداعية من مجموعة من الأفراد المجتمعين وهم من منفذي العملية أو العاملين فيها. ويمكن استخدام أسئلة مثل: ماذا، لماذا، متى، أين، كيف، من هو ، في استدرار الأفكار



خرائط تدفق العمليات ( Process Flowcharts)
وتفيد خرائط التدفق في توثيق و رسم وتوضيح خطوات أو إجراءات إنجاز العمل أو تقديم خدمة والقرارات التي يتم اتخاذها والأفراد الذين يقومون بتنفيذ الخطوات واتخاذ القرارات. ومن الصعب تصور وجود عملية تشغيلية دون أن يكون لها خريطة تدفق ويستفاد من خرائط التدفق توثيق العمليات والأنظمة لحل مشكلاتها العمل وتدريب العاملين وتحسين المنتجات والخدمات وتعزيز الشفافية في العمل. الشكل



مخطط النتيجة والأسباب (Cause and Effect Diagram):
حيث يستخدم هذا المخطط لتحديد الاسباب الجذرية لمشكلة أو نيجة معينة . وغالبا ما تندرج الأسباب تحت واحدة من فئات أربهة وهي ، الأفراد والمعدات والمواد والإجراءات. ويستخدم العصف الذهني في بناء مخطط النتيجة والأسباب. الشكل.



منحنى باريتو (Pareto Chart).
ويستفاد منه في تحديد والبدء في معالجة الأمور الأكثر أهمية. وينص مبدأ باريتو على أن 80% من الثروة موجودة في أيدي 20% من الناس، أو 80% من أرباح الشركة سببها 20% من المنتجات، أو 80% من زمن توقف ماكنة معينة سببه 20% من الأسباب.




المدرج التكراري أو الهيستوجرام(Histogram)
ويستفاد من هذه الأداة معرفة مدى تباين مجموعة من العناصر ونسبة العناصر المعيبة في منظومة انتاجية أو خدمية وتستخدم هذه الأداة في كل المصانع وبحوث التسويق وإصلاح المنظومات التعليمية في المدارس والجامعات كما تبنى على مفهومها برامج 6 سيجما لتحسين الأداء. وتساعد أيضا على التفاوض مع الموردين المشاركين في العطاءات.


المنحنى الزمني (Time Chart or Run Chart)

ويتسفاد منه في معرفة سلوك مؤشر أداء معين أو متغير معين مع مرور الزمن ومن ثم دراسة البيئة المحيطة والمؤثرة على ذلك مثل قياس درجة حرارة المريض في المستشفى كل ساعة أو ساعتين، وحجم الإنتاج من مصنع معين كل يوم، ومستوى غياب الطلاب في المدرسة كل يوم. ويعتمد على هذا المنحنى منحنى آخر في غاية الأهمية وهو منحنى مراقبة منظومة معينة (Process Control Chart)




منحنى مراقبة العملية (Process Control Chart):
ويستفاد منه في التنبؤ بسلوك منظومة أو عملية معينة بناء على السلوك السابق لها، كما يساعد في معرفة ما إذا كان الخطأ في منظومة معينة مرده أسباب خارجية عن المنظومة أو أسباب داخلية في نفس المنظومة مما يساعد في توجيه جهود العلاج للداخل أم للخارج. ويستخدم بكثرة في المنظومات الصناعية الإنتاجية.




مخطط التصنيف أو التجميع (Affinity Diagram):
ويستفاد منه خاصة في وضع الخطط الاستراتيجية وتحديد أسباب مشكلة معينة.


وهناك ادوات أخرى كثيرة لا يتسع المجال لذكرها وقد نفرد مستقبلا لكل منها مقالا مستقلا