رسالة إلى سكرتير(ة)

أنواع السكرتارية

أولا : السكرتارية العامة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

ثانيا : السكرتارية الخاصة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .

ثالثا : السكرتارية المتخصصة:

ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .


1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :

§ حسن المظهر والهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
§ هدوء الأعصاب .

2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :

إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.

القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :

1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :

§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .

5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :

§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .



أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .


4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :

1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.

شكراً أستاذ على هذا الموضوع وتحياتي لك