العلاقات العامة و دورها في النهوض بالمؤسسات

العلاقات العامة
و دورها في النهوض بالمؤسسات

مقدمة:
بداية يجب أن نثق أنه ما من مؤسسة حكومية كانت أم خاصة إلا و لديها جمهورها الداخلي و الخارجي (Internal, External Audience ) و اللذين يشكلان الهدف الرئيسي أو ما يسمى ( Main Target ) الذي يعتبر بوصلة العمل لأي مؤسسة.
مما يضطرنا للبحث عن قنوات اتصال ( Communication Channels) بين المؤسسة و كل من جمهورنا الداخلي و الخارجي تحت إشراف جهاز يربطها بجمهورها و يعمل على نقل الصورة و الخدمات التي تقدمها لهذا الجمهور كما يحرص على ترسيخ فكرة حاجة الجمهور لهذه المؤسسة . و مع الزمن بدأ هذا الجهاز بالتحول إلى إدارة أصبحت تعرف باسم إدارة العلاقات العامة أو العلاقات العامة و الإعلام .
و لتسليط الضوء على مفهوم العالقات العامة و دورها و أهميتها في عمل المؤسسة تمت كتابة هذا الموضوع:

أولاُ - تعريف العلاقات العامة : PR (Public Relations)
• تعريف العلاقات العامة في قاموس أكسفورد (( العلاقات العامة هي الفن القائم على أسس علمية لبحث انسب طرق التعامل الناجحة المتبادلة بين المنظمة وجمهورها الداخلي والخارجي لتحقيق أهدافها مع مراعاة القيم والمعايير الاجتماعية والقوانين والأخلاق العامة بالمجتمع))
• الجمعية الدولية للعلاقات العامة (( هي وظيفة إدارية دائمة ومنظمة تحاول المؤسسة العامة أو الخاصة عن طريقها أن تحقق مع من تتعامل أو يمكن أن تتعامل معهم التفاهم والتأييد والمشاركة ، وفي سبيل هذه الغاية على المؤسسة أن تستقصي رأي الجمهور إزاءها وان تكيف معه بقد الإمكان سياستها وتصرفاتها وان تصل عن طريق تطبيقها لبرامج الإعلام الشامل إلى تعاون فعال يؤدي إلى تحقيق جميع المصالح المشتركة ))
أي إن العلاقات العامة وظيفة تواصلية ذات اتجاهين : ( مرسل – مستقبل ) حيث أن دورها لا يقتصر على التعريف بأنشطه الجهاز بل يمتد لاستقبال المعلومات من الجمهور ليعمل من خلال هذه المعلومات على تطوير الجهاز ، وكما أن لها دور في تلبية رغبات وحاجات الجمهور الداخلي من نواحي مختلفة وخلق صورة ذهنية ايجابية للمؤسسة لدى الجمهور الخارجي ومن هنا تأتي أهمية العلاقات العامة, حيث :
1- تهتم بتحقيق حالة من التفاهم المتبادل بين المؤسسات و الأفراد المعنيين والسعي للحفاظ على ديمومتها.
2- تحليل القضايا التي تظهر في الوسط المحيط بالمؤسسة ودراسة ما يترتب عليها من عواقب محتملة بالنسبة للمؤسسة والأفراد.
3- مساعدة المؤسسات على تصور وتنفيذ أهداف المؤسسة من شأنها أن تحظى بالرضا و القبول الاجتماعي, وبذلك تحقق توازناً بين مصالح المؤسسة ومسؤوليتها تجاه المجتمع.
أي أن أهمية العلاقات العامة لا تقتصر على التعريف بالمؤسسة ومنجزاتها وأهدافها و مشروعها وحسب , بل تعمل على استقبال معلومات من الجمهور من خلال التواصل للعمل على تطوير أداء المؤسسة حسب معطيات الجمهور الخارجي , كما أن لها دوراً في تلبية رغبات وحاجات الجمهور الداخلي وخلق صورة ذهنية ايجابية وتعميق إيمان هذا الجمهور بالمؤسسة ورؤيتها .

ثانيا ً - أهداف العلاقات العامة :
1- التعريف بنشاط المؤسسة : من خلال اللقاءات و الندوات و المؤتمرات و الأندية و من أجل التواصل مع الجمهور الخارجي لنقل رؤية المؤسسة و أهدافها .
2- البحث و جمع المعلومات: إجراء بحوث واستطلاع رأي وجمع معلومات عن الشركات العاملة في المجال نفسه وعن جماهيرها و نشاطاتها و مكانتها عندهم.
3- الاتصال: توفير قنوات الاتصال المناسبة في الاتجاهين من المؤسسة إلى الجماهير ومن الجماهير إلى المؤسسة.
4- تخطيط برامج العلاقات العامة وتنفيذها (( تضع خطط وقائية و علاجية لتحسين صورة المنشاة الذهنية لدى الجماهير وتقسم إلى خطط طويلة ومتوسطة وقصيرة المدى ))
5- التقييم (( تقوم بتقييم برامجها وخططها تقيم قبل التنفيذ, وتقيم مرحلي (أثناء التنفيذ) وتقيم بعد التنفيذ )) .
6- التنسيق (( تعتبر جهاز تنسيقياً بين إدارات المنشاة المختلفة ، وكذلك التنسيق بين المنشاة وجماهيرها ))

ثالثا ً - المهام الرئيسية لإدارة العلاقات العامة :
1- وضع خطط لنشاطات المؤسسة و تنفيذها بعد اعتمادها.
2- تزويد وسائل الإعلام المختلفة ( المسموعة و المقروءة) بالأخبار و التحقيقات عن المؤسسة بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المعنية حيث يعتبر موظف العلاقات العامة الناطق الرسمي باسم المؤسسة .
3- تنظيم مواعيد الزيارات إلى المؤسسة واصطحاب الزوار داخلها بالإضافة لتنظيم الزيارات الخارجية للتعريف بالمؤسسة .
4- إقامة والإشراف الكامل على المعارض و المؤتمرات و الندوات الداخلية و الخارجية .
5- الإشراف على المطبوعات المختلفة التي يصدرها الجهاز من حيث إعدادها و الإشراف عليها.
6- الاهتمام بالجمهور الداخلي و السعي لبناء علاقات جيدة ومتبادلة ما بين الإدارة والعاملين من خلال العمل على تحسن الروابط الاجتماعية عن طريق اللقاءات الدورية الرحلات الترفيهية أو قضاء يوم عمل خارج البناء كإجازة ترفيهية أو تعتبر كمكافأة معنوية على الجهود التي يبذلونها

من هنا يجب التأكيد على أن مهمة العلاقات العامة يجب أن تتركز على الجمهور الداخلي من حيث إعداد تقارير أسبوعية أو شهرية تشرح من خلالها دور المؤسسة وانجازاتها في المستقبل القريب و البعيد , و التوجه إلى الجمهور الخارجي لبناء علاقة ثقة بين المؤسسة و الجمهور من خلال صدق و موضوعية المعلومات التي تشاطرهم بها .

رابعاً - دور العلاقات العامة في النهوض بالمؤسسة :
1- تقصي الحقائق :
لتحقيق صورة جيدة تقوم بعض المؤسسات بتقصي الحقائق حول مؤسسات أخرى لمعرفة نقاط القوة و نقاط الضعف التي تميز عمل المؤسسات الأخرى المنافسة.
2- التخطيط والبرمجة :
انطلاقاً من النتائج التي توصلت إليها إدارة العلاقات العامة من خلال عملية تقصي الحقائق يقع التخطيط والبرمجة للمؤسسة من خلال وضع خطط متوسطة وطويلة المدى لمحاولة ترويج صورة ذهنية جيدة للمؤسسة تكون مغاير لصورة المؤسسات المنافسة
3-الاتصال والتنفيذ :
لنجاح عملية التخطيط " الخطة المتوسطة وطويلة المدى " تقوم إدارة العلاقات العامة بتوظيف مجموعة من الوسائل الاتصال بحسب المدة الزمنية التي تستغرقها الخطة ومن هذه الوسائل الاجتماعات و المؤتمرات و اللقاءات
كما انه يجب على إدارة العلاقات العامة بناء علاقات وثيقة مع الإعلام من خلال خطة تضم العناوين التالية: الفئات المستهدفة – لماذا ؟- وما هي الرسالة ؟- و كيفية الاتصال ؟ .
و أخيراً هناك بعض النصائح و التوجيهات للقائمين على إدارة العلاقات العامة و هي:
- حدد الفوائد التي ستحققها العلاقات العامة على المؤسسة ووظائفها الأخرى.
- شجع هياكل المؤسسة و كافة أفرادها على القيام بوظيفة العلاقات العامة كل حسب دوره واهتماماته
- تعرف على مؤسستك و تخيل نفسك أنك تشرح عنها لأحد ما.
- تأكد من وجود أهداف واقعية و قابلة للتحقيق –حدد الفئات التي تستهدفها في العلاقات العامة , قم بتصنيفهم ضمن فئات رئيسية و ثانوية .
- قم بإعداد الرسائل التي تريد إيصالها إلى الفئات المستهدفة , حاول أن تجعلها مختصرة وواضحة ومؤثرة , كما انه يتوجب عليك تحديد الأدوات المناسبة مع طبيعة الفئات المستهدفة
- ضع خطة اتصال مفصلة للعلاقات العامة .
- قيم نتائج العلاقات العامة على الفئات المستهدفة و هل حققت المؤسسة الأهداف المرجوة أم

أنس محمد يونس
دبلوم في إدارة العلاقات العامة