طريقك إلى الادراة الفعالة

بسم الله الرحمن الرحيم

ملخص كتاب بعنوان

طريقك إلى الإدارة الفعالة
تأليف د / عبد الفتاح دياب حسين
1998

يعتبر المدير هو العنصر المحرك والذي يبث الحياة في كل عمل . فبدون قيادته تظل موارد الإنتاج سواء كانت مادية أو بشرية مجرد موارد فقط ، ولا يمكن أن تصبح إنتاجا أبدا . وعليه فإن كفاءة ومستوى أداء المدراء أهم ما في الأمر حيث أنهما يحددان نجاح العمل واستمراره كما أنهما يعتبران بمثابة الميزة الفعالة الوحيدة التي تستطيع أي مؤسسة أو منظمة أن تخطوا قدما إلى الأمام لتواكب عصر السرعة والتطور .
ولما كانت مهمة المدير على هذا القدر من الأهمية كان عليه الإلمام بطبيعة علم الإدارة وحدوده وأهميته . لأن الإدارة هي الشيء المميز والريادي في المجتمع المتحضر حيث تعكس الروح الأساسية للعصر الحديث فهي عضو المجتمع الذي يمكنه من جعل الموارد منتجة وفعالة .
وقد تناول الدكتور / عبد الفتاح دياب حسين موضوع الإدارة كعلم نظري وتطبيقي في كتابه طريقك إلى الإدارة الفعالة حيث رسم الطريق للوصول إلى الفعالية الإدارية في أحد عشر فصلا تضمنت الكثير من المعلومات الإدارية والشرح المفصل لوظائف الإدارة بطريقة سلسة ومبسطة .
محتويات الكتاب

تناول الفصل الأول : والذي حمل عنوان ( الإدارة أسسها ومبادئها ) .
أسس الإدارة ومجالاتها وصورها والإدارة والمسؤولية الاجتماعية ثم تطرق إلى أهمية دراسة الإدارة ومفهومها ومستقبل الإدارة .
والفصل الثاني : والذي كان بعنوان ( مدارس الفكر الإداري ) .
واشتمل على التطور التاريخي للفكر الإداري ثم تناول دور الثورة الصناعية وأثرها على اليقظة الإدارية وما تبعها من حركة الإدارة العلمية ، ثم أورد نبذة مفصلة عن مدارس الفكر الإداري الحديث كمدرسة العمليات ، ومدرسة الكمية ، ومدرسة السلوك الإنساني ، والمدرسة التجريبية ، ومدرسة النظم وأخيرا المدرسة الموقفية .
وفي الفصل الثالث : والذي أفرده لعملية التخطيط .
حيث عرف مفهوم التخطيط وأهميته واستراتيجيات الإدارة والتخطيط . ثم وضع كيفية تنفيذ الخطة وعلاقتها بأهداف المنظمة وما هي السياسات والإجراءات اللازمة لتنفيذ الخطة وكيف يمكن رسم سياسة فعالة ، وما هي أنواع السياسات والإجراءات .
ثم استعرض فوائد التخطيط والركائز العملية للعملية التخطيطية .
والفصل الرابع : تحدث فيه عن عملية التنظيم حيث أورد النظرية الكلاسيكية والنظرية الحديثة للتنظيم ثم عرف هذه العملية ووضع كيف يتم التنظيم في الجهاز الإداري وأسس تقسيم العمل ثم استعرض أشكال التنظيم المختلفة والوسائل المساعدة في تصميم التنظيم ، وأخيرا أورد مبادئ التنظيم بشيء من التوضيح .
أما في الفصل الخامس : فقد تناول مفهوم القيادة والأنماط القيادية المختلفة كما وضح العلاقة بين القيادة والإدارة ثم أجمل العوامل التي تؤثر في العملية القيادية . ونظريات القيادي ، كما حدد السلوك القيادي الأمثل . بعد ذلك استعرض الخصائص الشخصية للقائد الإداري الناجح .
كما تناول في هذا الفصل عملية التوجيه وعدد ركائزها وأدواتها .
الفصل السادس : والذي خصصه لموضوع الإشراف الفعال ، ووضح أساليب الإشراف بإستخدام أنماط القيادة المختلفة كأسلوب السيطرة أو " المشاركة " كما تناول موضوع التدريب التوجيهي وكيف يستخدم المشرف الإنصات الفعال وتوحيد الأسئلة لتحقيق الأهداف .
أما في الفصل السابع : الذي أعطاه عنوان ( السلوك والدوافع بين الأهمية والمفهوم ) .
أشار إلى المفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني ودوافع العمل ولماذا يعمل الناس .
وفي الفصل الثامن : والذي خصصه لعملية الاتصال .
حيث عرف عملية الاتصال وخطواته واتجاهات ووسائل وأنواع الاتصالات .
واستكمل الموضوع عن هذه العملية في الفصل التاسع : حيث تحدث عن النموذج الإسلامي الأمثل للاتصال الفعال وأورد نماذج من السنة في الاتصال ودور المسجد كأداة اتصال بين المسلمين كما أشار إلى الآداب التي يراعيها المسلم في الاتصال بالمسلمين والصفات التي عليه أن يتصف بها .
في الفصل العاشر : تحدث المؤلف عن عملية اتخاذ القرار من حيث كيفية اتخاذ القرارات وأنواع القرارات واستخدام الطرق الكمية في اتخاذ القرارات الإدارية وشجرة القرار والقرار الفعال .
وفي الفصل الحادي عشر والأخير : تضمن موضوع تقسيم الأداء على خريطة العملية الإدارية وتقارير الأداء.
خلاصة
أن دراسة علم الإدارة يساهم في تحقيق التقدم والرقي للدول والأفراد ويعمل على إنجاز الأهداف وخاصة إذا أحسن اختيار مدخلات العملية الإدارية وأحسن القيام بالعمليات الإدارية نفسها من تخطيط وتنظيم وتنسيق وتوجيه بفروعه الثلاثة القيادة والحفز الإنساني والاتصالات الفعالة ثم الرقابة ، مع الابتكار والإبداع بحيث تتفاعل المدخلات مع بعضها البعض من أجل إخراج هذه المدخلات بأفضل صورة وأقل جهد وتكلفة أي بكفاءة إنتاجية عالية .
وحتى نصل إلى هذه الإنتاجية العالية لابد من معرفة القواعد والأسس والمبادئ التي بني عليها هذا العلم ومعرفة الحقائق والنظريات التي تشرح العلاقة بين الظواهر الإدارية المختلفة في المنظمة .
وقد أسهم علماء الإدارة بجهود وفيرة في هذا الشأن فظهرت المدارس المختلفة للفكر الإداري حتى تبلور في النهاية مفهوم الإدارة كوظيفة اجتماعية صادقة تتعامل مع العديد من المتغيرات وأصبح التحدي الإداري في المستقبل ينبثق من عوامل رئيسية وهي :
التطور التكنولوجي الهائل وأثره في القدرة على إحداث تغيرات كبيرة في العلم .
استمرارية النمو الاقتصادي .
التغيرات المتلاحقة في أنماط الحياة .
الحاجة إلى ملاحقة الإضطرابات البيئية .

مدارس الفكر الإداري الحديث وتشمل :
مدرسة العمليات الإدارية
يقوم أفراد هذه المدرسة باعتماد وظائف المديرين أو ما يقوم به من عمل إداري تخطيطي ، تنظيمي ، تنسيقي ، توجيهي ورقابي كأساس لدراسة الإداري والاسترشاد بوظائفهم عند التطبيق الفعلي .
مدرسة الطرق الكمية
تسمى مدرسة الإدارة العلمية وتهتم بالطرق والأساليب الرياضية والتي تربط القرارات الإدارية بالكم التشغيلي والإنتاجي .
مدرسة السلوك الإنساني
أصحاب هذه المدرسة أولو اهتماما زائدا بالعنصر البشري وبدراسة السلوك الإنساني والعلاقات الإنسانية بشكل عام لما في ذلك من أثر على تحقيق الفعالية الإدارية ، كما ركزوا على الدوافع والحوافز وديناميكية الجماعة والمباريات الفردية وأثر ذلك كله على العمل .
المدرسة التجريبية
تعتمد تلك المدرسة على التجارب والدراسات التي يقوم بها المديرون الناجحون في منظماتهم ، وتعتبر وسيلة لنقل التجارب والخبرات المختلفة من مؤسسات ناجحة إلى مؤسسات أخرى ، وفيها يتم تدريب الإدارة في شكل حالات .
مدرسة نظرية القرارات
ركز أنصار هذه المدرسة على إيجاد الطرق المناسبة لترشيد القرار أو ما يسمى بعقلانية القرار الإداري ، وترتكز هذه المدرسة على دراسة القرار ذاته أو دراسة صانع القرار سواء كان فردا " المدير " أو جماعة " مجلس الإدارة " .
مدرسة النظم الإدارية
بنيت هذه المدرسة على ما تم تقديمه في مدرسة الإدارة العلمية والمدرسة السلوكية من خلال تطبيقها لنظرية النظم في دراسة التنظيم .
المدرسة الموقفية
تعتمد هذه المدرسة تماما على الموقف وخصائصه وهنا يلجأ المدير إلى خبراته وتجاربه السابقة وحكمته في التصرف ويتوقف نجاح التطبيق على مدى ملائمة التصرف للموقف المحتمل .
وقفات سريعة مع العمليات الإدارية :
عملية التخطيط
التخطيط هو التنبؤ بما سيكون في المستقبل حول عناصر العمل اللازمة لتحقيق الهدف المطلوب والاستعداد لمواجهة معوقات الأداء والعمل على حلها ، والاستفادة من الإيجابيات المتوقعة في المستقبل في إطار زمني محدد ومتابعة هذا الأمر وقت التنفيذ ، والعناصر التي لا بد وأن يشملها التخطيط والتي تكون أركان العملية التخطيطية وهي :
الهدف من التخطيط .
فترة التخطيط .
الأفراد القائمين بالعمل .
عملية التنفيذ .
متابعة الخطة .
إذا عملية التخطيط هي الوسيلة التي نصل من خلالها إلى أهداف المنظمة بأحسن كفاية ممكنة بحيث ننتصر على المشكلات التي يمكن أن تعترضنا مستقبلا ونستعد لها بالحلول المناسبة في ضوء إمكانيات وقدرات العاملين وطاقاتهم العلمية والعملية في أقل وقت . مع الإعداد المستمر للكوادر الإدارية والفنية اللازمة في المراحل المستقبلية مع وضع نظام شامل للرقابة والمتابعة لمعرفة مدى تنفيذ البرامج في المنظمة .
عملية التنظيم
يرتبط التنظيم بالإطار الجماعي الذي يتطلب تحديد دور كل فرد في المنظمة وتنسيق الجهود المشتركة بين الأفراد في شكل متسلسل مرتب يساعد على تجنب التضارب والازدواجية في أداء الأعمال .
ودراسة التنظيم تهدف إلى فهم السلوك التنظيمي من أجل ترشيد العملية الإدارية عن طريق العلاقات المتبادلة بين أجزاء التنظيم المختلفة بغرض التحكم في التنظيم والسيطرة عليه لتحقيق أهدافه بأفضل السبل الممكنة .
ويعرف التنظيم بأنه " عملية تحليل النشاط وتحليل القرارات وتحليل العلاقات وذلك لتصنيف العمل وتقسيمه إلى أنشطة يمكن إدارتها ثم تقسيم الأنشطة إلى وظائف في هيكل تنظيمي وأخيرا اختيار هذه الوحدات والوظائف .
ويتم تقسيم العمل في المنظمات وفقا للأسس التالية :
أولا :- تقسيم العمل على أساس المنتج .
ثانيا :- تقسيم العلم على أساس المناطق الجغرافية .
ثالثا :- التقسيم على أساس العمليات .
رابعا :- التقسيم الوظيفي .
ويعد تقسيم العمل أحد الركائز التنظيمية ضمن إجراءات التنظيم الأساسية إلى جانب كل من التدرج في الوظائف والهيكلية ونطاق الإشراف .
أشكال التنظيم :
هناك أنواع مختلفة يتخذها التنظيم الإداري . منها :
التنظيم العمودي : حيث تتكون المنظمة من مستويات متعددة ترتبط ببعضها ارتباطا رأسيا وعموديا أي على شكل هرم قمته الإدارة العليا وقاعدته الإدارة الدنيا .
التنظيم الاستشاري .
التنظيم الوظيفي .
التنظيم عن طريق اللجان .
نمط إدارة المشاريع .
نمط تنظيم المصفوفات .

يتبع

عملية التوجيه
مضمون عملية التوجيه الإداري تتلخص في الكيفية التي يستطيع بها القائد دفع أفراده للعمل بأقصى طاقتهم وذلك في إطار منهج ملائم يحقق من خلاله إشباع رغباتهم أو تحقيق أهدافهم .
وتتضمن عملية التوجيه العناصر التالية :
أولا :- القيادة
تعتبر القيادة روح العملية الإدارية وجوهرها لأن القيادة الناجحة تساهم في تحقيق الإدارة الناجحة والعكس صحيح . كما أن القائد لابد أن يكون شخصا قادرا على توجيه وإرشاد مرؤوسيه بأسلوب يجعلهم يتقبلوا هذا التوجيه من أجل تحقيق الهدف المشترك .
وترتكز عملية القيادة على خمسة أركان هي :
1- جماعة من الأفراد .
2- قادة بارزين .
3- مرؤوسين .
4- عملية اتصال .
5- هدف يراد تحقيقه .
وهناك أنماط مختلفة للقيادة حسب طبيعة القائد . هي :
القيادة الديموقراطية : والتي تعتمد على الاهتمام بالعلاقات الإنسانية بين الأفراد و مشاركتهم جميعا في اتخاذ القرار .
القيادة الأوتوقراطية : والتي يستخدم فيها القائد السلطة الرسمية كأداة يتحكم بواسطتها في مرؤوسيه لإجبارهم على تنفيذ العمل .
القيادة الأبوية : والتي تعكس الروح التي يتعامل بها القائد مع المرؤوسين كتعامل الأب مع أبناءه .
القيادة الموقفية : ويتحدد النمط القيادي طبقا لنوعية الموقف .
ولأهمية موضوع القيادة تعددت النظريات التي تدور حول هذا الموضوع ومن أهم نظريات القيادة ما يلي :
1- نظرية السمات : وتفترض هذه النظرية أن القائد الكفء يجب أن تتوافر فيه عدد من السمات الشخصية " السمات العقلية و البدنية والوجدانية والاجتماعية".
2- النظريات السلوكية : وترتكز على الاهتمام بسلوك القائد الإداري أثناء ممارسته للعمل واهتمامه بالعاملين .
3- نظريات الموقف : وترتكز على أن القيادة تتفاعل والبيئة المحيطة بها وبذلك فإن الفاعلية القيادية هنا ترتبط بحسب ا لمواقف ومتطلباتها .
4- نظرية التقاليد : وترتكز على تفسير السلوك القيادي في المنظمة تفسيرا اجتماعيا مردودا إلى العادات والتقاليد في مجتمع ما .
5- نظرية الرجل العظيم : وتعتمد هذه النظرية أساسا على وجود أفراد يولدون عظاما وبذلك فإن لهم الأحقية في القيادة .
ثانيا :- الحفز الإنساني
حتى نعرف كيف نحفز الأفراد يجب أن نعرف معنى السلوك الإنساني .
فالسلوك الإنساني هو مجموعة من التصرفات والأعمال التي يقوم بها الفرد في حياته اليومية لموجهة مقتضيات الحياة ويتحكم فيه ثلاثة مبادئ هي :
1- مبدأ الهدف .
2- مبدأ الحفز أو الدفع .
3- مبدأ السببية .
والحفز هو الذي يحرك وينشط سلوك الفرد لإشباع حاجات ورغبات معينة من أجل تحفيز حالات التوتر المصاحبة لنقص إشباع تلك الحاجات .
وحتى يتم فهم هذه الحاجات بعمق والتنبه للعوامل المؤثرة فيها ومن ثم اختيار الحوافز المناسبة لإشباعها لابد من الأخذ بعين الاعتبار بمبدأ الفروق الفردية وعنصر الزمن والخبرات السابقة والجارية . وقد عنيت الكثير من الدراسات والبحوث بموضوع الحفز وإشباع حاجات العاملين للوصول إلى أعلى درجة من الإنتاجية والكفاءة .
ثالثا :- الاتصالات الإدارية
ويقصد بهذه العملية نقل وتبادل المعلومات بين أجزاء المنظمة المختلفة حتى يتوحد الهدف وتنسق المفاهيم .
وتتطلب هذه العملية وجود أربعة عناصر وهي :
المرسل ، المستقبل ، أداة لنقل الرسالة ، والغرض من الاتصال . ويتوقف نجاح الإدارة على مقدرة المدير والعاملين معه على فهم بعضهم البعض ، فالاتصال الجيد يساعد على أداء الأعمال بطريقة أفضل وبالتالي إحداث التغييرات المطلوبة .
وهذه الاتصالات تكون على نوعين : اتصالات رسمية واتصالات غير رسمية .
وتصنف الاتصالات الرسمية إلى :
1- الاتصال المتجه إلى أسفل كالأوامر المكتوبة المتعلقة بطبيعة العمل .
2- الاتصال الشفهي كالاجتماعات والمؤتمرات .
3- الاتصال الكتابي كالمذكرات والمنشورات المطبوعة .
رابعا :- عملية الرقابة " تقييم الأداء "
إن الوظيفة الإدارية للرقابة هي التعرف على مدى كفاءة المرؤوسين عن طريق قياس الأعمال والتأكد من أن الأهداف قد تحققت وفقا للخطة الموضوعة .
وهناك مجموعة من الخطوات الواجب إتباعها في تقدير الأداء :
1- تحديد السياسة وإبلاغها لجميع أفراد المنظمة .
2- اختيار الطريقة التي ستتبع في التقدير .
3- تدريب الأشخاص الذين سيكلفون بوضع التقديرات .
4- تطبيق السياسة .
5- تحليل النتائج .
فعملية الرقابة وما تتضمنه من تقييم تتطلب استعداد القائد ة الفرد لهذه العملية . وتحديد تصوير جوانب القوة والضعف لدى الأفراد فيما يتعلق بمسؤوليات أعمالهم الحالية مما يوفر التغذية الراجعة لهم فيدفعه لتحسين أدائهم .
وأيضا تحديد مسار العمل المستقبلي ووضع الأهداف المحددة له ثم وضع استراتيجية للأساليب التي تستخدم للوصول إلى هذه الأهداف وعلى حسب الأداء يتم مكافأة الأفراد وعدم ذلك .

عملية اتخاذ القرارات
إن عملية وضع واتخاذ القرار عملية خطيرة تمس الحاضر وتغير الواقع وتمتد بآثارها إلى المستقبل لذا لابد أن تقوم على دراسة متأنية تستند إلى قاعدة واسعة من المعلومات المتخصصة والدقيقة .
فهي عملية تشمل أجزاء المنظمة وأفرادها بشكل عام لذا لابد وأن تقوم على طريقة علمية سليمة .
وتمر بخطوات البحث العلمي من تحديد المشكلة وتشخيص الحالة وجمع المعلومات والتحقق البدائل المطروحة وتحليلها وصولا إلى اختيار البديل الأفضل وإصدار القرار .
والقرارات الإدارية لا تكون من نوع واحد بل أنها تختلف حسب أهميتها لقرارات استراتيجية خاصة بمستويات الإدارة العليا وقرارات تكتيكية خاصة بمستويات الإدارة المتوسطة وقرارات روتينية خاصة بمستويات الإدارة الدنيا .
وأيا كان نوع القرار ونوع الإدارة التي تصدره لابد وأن يكون قرارا إداريا فعالا صادرا من هيئة إدارية فعالة بحيث يتحلل في النهاية إلى عمل مبدع يتحقق من ورائه أهداف المنظمة والأفراد على السواء .
تعليق

إن دفع الآخرين إلى تحقيق أهداف معينة هي عملية من المهارة والإبداع بحيث أنه قد لا تتوفر حتى لأكثر المديرين خبرة ومعرفة بالجانب المهني من الإدارة إذ لابد من معرفة الجانب العلمي حتى يسهل فهم الأفراد وبالتالي دفعهم إلى العمل .
ومن هنا نستخلص أن المدير الناجح أو الإدارة الفعالة هي الإدارة التي تملك قدرا واسعا من المعرفة الإدارية وتملك قدرا موازيا من المهارة والإبداع .
وقد كان كتاب " طريقك إلى الإدارة الفعالة " للمؤلف عبد الفتاح دياب حسين والذي قمت بتقديم خلاصة له شامل لجميع المعلومات الإدارية بحيث يجد فيه الدارس أو المتخصص في مجال الإدارة كم هائل من المعلومات الإدارية والتي صاغها بأسلوب سلس وبلغة سهلة مع اهتمامه بتوضيحها في أغلب الأجزاء بالرسوم والأشكال البيانية ، وقد حاول الكاتب جهده ليقدم هذا الكتاب وبهذه الصورة من أجل تقديم المعرفة والفائدة فجزاه الله كل خير .

منقول للفائدة