ملتقى الاستاذ سهيل عواد للتنمية والتطوير

ملتقى الاستاذ سهيل عواد للتنمية والتطوير

ملتقى التنمية البشرية والتطوير الذاتي
 
الرئيسيةالبوابةاليوميةمكتبة الصورس .و .جبحـثالأعضاءالمجموعاتالتسجيلدخول

شاطر | 
 

 رسالة إلى سكرتير(ة)

اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
سهيل عواد
مدير المنتدى
avatar

عدد المساهمات : 396
درجات : 4343
تاريخ التسجيل : 28/05/2009
العمر : 44

مُساهمةموضوع: رسالة إلى سكرتير(ة)   الجمعة مايو 29, 2009 12:33 pm


عزيزي السكرتير .. عزيزتي السكرتيرة

الناس ثلاثة أصناف،
أولهم: يصنع الأحداث ويحركها،
والثاني: يشاهد الحركة ويَمُطُّ شفتيه،
والثالث: يتساءل ماذا حدث ؟!


الصنف الأول :
مبتكرون.. مبدعون.. متحمِّسون.. تعرفهم من لَمْعة عيونهم.. واحمرار وجوههم.. وكراسيهم التي لا يجلسون عليها أبدًا، فهم دائمًا مشغولون بعمل ما، أو فكر ما، يرون كل الأبعاد، ويُخْضِعون كل الظروف لهدفهم.


الصنف الثاني:
مقلِّد ينتظر أن يكون ردَّ فعل، لو تُرك وحده لاختار الراحة، وعندما تقول لأحدهم: الماء يتسرَّب من سطح بيتك، لماذا لا تصلح السقف؟!، سيرد عليك: "وكيف أصلحه والمطر ينهمر؟!، فإذا قلت له: إذن أصلحه عندما يتوقف المطر، سيقول لك: عندما يتوقف المطر لن أكون بحاجة لإصلاحه!!".


الصنف الثالث:
يتساءلون بدهشة.. ماذا حدث؟!، هؤلاء تجدهم في الطرقات، مفتوحي الأفواه، مغمضي العيون، إذا حدث وقابلتهم، فلا تبتسم فأنتِ تمر بمنطقة خطرة.


عزيزي السكرتير(السكرتيرة) لأنك مصدر الطاقة داخل العمل، ومحركه الأساسي، فبالتأكيد أنت لن تختار إلا الصنف الأول المبدع، المبتكر المتحمس؛ لذلك خذ استعدادك من الآن للمساهمة في قيادة العمل لديك.


كن سكرتير(سكرتيرة) الغد لا اليوم:
إن العالم يتطور بشكل مذهل، وأحلام اليوم لم تَعُد حقائق الغد، بل أحلام اليوم صارت حقائق اليوم!!، والعالم لم تَعُد فيه وظائف تستوعب كل الناس؛ بل أصبح الطريق شاقًّا على المجتهد، فما بالكِ بغيره؟! وأنت عندما تواجه العالم الجديد هناك مؤهلات يجب أن تتسلَّح بها، وهي:


• الإدراك المهني:


وهي تعني أن تكون ملما بالحقل الذي تعمل فيه مؤسَّسَتُكِ، سواءً أكانت تُقَدِّم مُنْتجًا أو خدمة.


وهو يعني أن تكون دائمًا مستعدا للإجابة على تلك الأسئلة:


- في أي مجال تعمل مؤسستك؟


2- ما هو الشكل القانوني للمؤسسة؟


3- ما هو الهيكل التنظيمي للمؤسسة؟


4- ما هي رسالة المؤسسة؟


5- ما هي أهداف المؤسسة؟


6- كم عدد العاملين لديكم؟


7- ما هو توصيفُك الوظيفي الخاص بك؟


ومع الإجابة على تلك الأسئلة سوف تدرك إلى أي مدى يكون لديك الإدراك المهني.


أولاً: كن فعَّالا لنفسك ومهنتك:
نشرت مجلة (السكرتارية التنفيذية) البريطانية العام الماضي (1999) وسائل الفعالية الشخصية لسكرتير الغد فكانت وفق العناصر التالية:


1- على كل سكرتير أن يعمل على تنمية الذات، ويتحمل مسئولية شخصية تجاه نفسه، وأن يواصل التعلم المستمر وتطوير مهاراته.


2- لابد من التعاون مع مرشد أو موجِّه أو قائد يتولى رعاية السكرتير ويكون مثله الأعلى وقدوته في النجاح والتفوق.


3- تشكيل جمعيات خاصة أو نادي للسكرتارية ؛ لتوطيد العلاقات بين أصحاب المهنة، وإصدار دوريات متخصصة تزيد الوعي المهني لدى العاملين في السكرتارية ولدى أصحاب الأعمال.


4- متابعة الجديد في مجال الحاسب الآلي ونظم المعلومات وتعلم مهارات الإنترنت.


5- إتقان المهارات الإدارية الأساسية والتخصص في مجال محدد، بحيث يتوفر للسكرتير ميزة تنوع الخبرات والمعارف والمهارات.


6- التطوُّع للعمل في المشروعات المختلفة المتاحة في الشركة التي يعمل بها؛ لتحقيق معرفة أعرض وأعمق بتلك الشركة واستراتيجيتها وأسواقها المفتوحة.


7- الاشتراك في الدوريات المتخصصة وعضوية اللجان وجماعات الممارسة، والتطوع في الأعمال الاجتماعية وخدمة البيئة؛ لتكوين شبكة علاقات واسعة تكون مصدرًا للمعلومات من ناحية، وتوفر فرص عمل جديدة من ناحية أخرى.


وكل هذا يدعوك لأن يكون لديك:


1- المرونة وسرعة التكيُّف.


2- إتقان اللغات وتطبيقات الكمبيوتر المختلفة.


3- دراسة علم النفس ومعرفة دوافع وأساليب التعامل مع الناس.


4- التمتع بقوة الشخصية والرؤية الواضحة.


5- الإحساس الدائم بأهمية الوقت والسرعة في الإنجاز.


6- الرغبة الدائمة في التميُّز.


7- التعلم والتدريب المستمران.


ثانيًا: أضف مهماتٍ جديدة لعملِك:


1- إدارة نظم المعلومات بدلاً من مجرد استخدامها، وهي تعني القدرة على تفعيل ما تستعمله من نظم معلومات لتقليل الجهد، الوقت، ورفع الكفاءة.


2- إدارة المشروعات الوقتية داخل الشركة، وفيها كيف تستخدم مواردك وإمكانياتك؟، وكيف تتحكم في وقتك لإنجازه في الوقت المطلوب؟.


3- مهمات مالية متمثلة في القدرة على إعداد ميزانيات صغيرة والقدرة على التحكم محاسبيًّا في عمليات الإنفاق اليومي.


4- القدرة على تحليل المشكلات واتخاذ القرارات والتفكير بطريقة ابتكارية.


5- مهمات العلاقات العامة من المهمات التي يجب أن تمتلك مَلَكاتِها وخُيوطَها وتساهم فيها بشكل كبير.


وفي النهاية .. عزيزي السكرتير(السكرتيرة)..


يمكن أن يعمل الناس 8 ساعات يوميًّا من أجل الراتب،
و10 ساعات من أجل المدير الجيد،
و24 ساعة من أجل فكرة يؤمنون بها؛


لذلك ضع هذه النصائح أمام عينك دائمًا؛ فستُحِبّ عملك، ويتحول عندك إلى فكرة تؤمن بها.


* التزمِ بالمبادئ التي تطلبها من الآخرين، ولا تطالبهم بما ترفض أنت القيام به، وإذا أردت أن يعملوا "بجِدٍّ" فعليك أن تكون أكثر جدية منهم.


* كن عادلا وغير متحيز لأي فرد من فريقك.


* ابتعد عن الخطابة في الحديث أو التأنيب والتقريع العلني، أما الثناء فيجب إزجاؤه علنًا، واجعل من كل نجاح حدثًا يستحق الاحتفال.


* حافظ على وعودك باستمرار.


* شاركهم النجاح ولا تستأثر بالتقدير وحدك


مصدر المقال المعرفة
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
الملك ميمو



عدد المساهمات : 3
درجات : 3485
تاريخ التسجيل : 29/05/2009

مُساهمةموضوع: رد: رسالة إلى سكرتير(ة)   الجمعة مايو 29, 2009 1:51 pm

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
سهيل عواد
مدير المنتدى
avatar

عدد المساهمات : 396
درجات : 4343
تاريخ التسجيل : 28/05/2009
العمر : 44

مُساهمةموضوع: رد: رسالة إلى سكرتير(ة)   الجمعة مايو 29, 2009 2:32 pm

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
dana
مبدع نشيط
مبدع نشيط
avatar

عدد المساهمات : 52
درجات : 3566
تاريخ التسجيل : 29/05/2009
العمر : 36
الموقع : الشارقه

مُساهمةموضوع: رد: رسالة إلى سكرتير(ة)   الثلاثاء يونيو 02, 2009 7:42 am





مهنه السكرتيرة مهنة عظيمة وعلى السكرتيرة ان تظهربحضور مشرف وتعطي صورة مميزة ورائعه عن عملها و مؤسستها، فعليها أن تتحلى بالابتسامة.. و اتساع الأفق.. و تقبل الآخرين والاستماع إليهم.. و احترام الرأي.... واحتواء الناس بكل أشكالهم و قضاياهم و مشاكلهم..و تساهم في مساعدتهم ودلهم على الخير.. و عليها أن تتمتع بالمصداقية و قول الحقيقةو أن لا تكون مصدرا للشائعات.. أو إثارة الفتن و عليها أن تكون صاحبة ضمير حي... تعامل الناس بأرقى أنواع الاحترام حتى لو أساء البعض إليها.. و تكون خير معين لمديرها.. تنصحه إذا أخطأ.. و تمنعه من الظلم إذا حاول أن يظلم .. وعليها أن تتحلى بالتواضع والصبر..



الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
rema



عدد المساهمات : 6
درجات : 3454
تاريخ التسجيل : 03/07/2009
العمر : 41
الموقع : فلسطينية من لبنان مقيمة بأبوظبي

مُساهمةموضوع: رد: رسالة إلى سكرتير(ة)   السبت يوليو 04, 2009 12:05 am

أنواع السكرتارية

أولا : السكرتارية العامة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

ثانيا : السكرتارية الخاصة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .

ثالثا : السكرتارية المتخصصة:

ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية ، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .
السكرتير الخاص :
وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .
وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .


1.الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :

§ حسن المظهر والهندام .
§ أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
§ قوة الشخصية .
§ حسن التصرف .
§ قوة الذاكرة .
§ الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
§ المرونة في التفكير وحب التغير .
§ الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
§ هدوء الأعصاب .

2. الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :

إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .
فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.

القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته :

1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .
2. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
3. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .
4. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :

§ إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
§ تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .

5. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :

§ تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
§ تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
§ تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
§ مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.
6. الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

7. الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .



أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس .
2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
3. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة .


4. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
5. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
6. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
7. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس ز
8. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
9. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :

1.إدارة المكاتب .
2.اللغات الأجنبية .
3.الحفظ والتصنيف .
4.معلومات عن الجهاز الإداري .
5.الآلة الناسخة .
6.علم النفس والعلاقات الإنسانية .
7.أساليب كتابة المراسلات .
8.التعبير.

شكراً أستاذ على هذا الموضوع وتحياتي لك
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
سهيل عواد
مدير المنتدى
avatar

عدد المساهمات : 396
درجات : 4343
تاريخ التسجيل : 28/05/2009
العمر : 44

مُساهمةموضوع: رد: رسالة إلى سكرتير(ة)   السبت يوليو 04, 2009 3:36 am

أخت ريما وجوك بيننا يزيد من اصرارنا على انجاح

في تحقيق رسالتنا في التنمية والتطوير البشري

أرحب بك بكل فخر .. وننتظر جديدك بلهفه

واشكرك على اثراء الموضوع بمادة رائعة وقمة عن

تعريف السكرتاريا، صفات وخصاءص وقدرات وواجبات

كما أشكر الاخت دانه على تعقيبها القيم

دمتم بحفظ الله تعالى

_________________
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو
 
رسالة إلى سكرتير(ة)
الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
ملتقى الاستاذ سهيل عواد للتنمية والتطوير  :: القيادة والادارة :: علم الادارة-
انتقل الى: